20 CONSEJOS ANTES DE PONER EN FUNCIONAMIENTO UN SISTEMA DE CONTROL DE ACCESO

Con esta entrada no pretendo decirles que es  o como funciona un sistema de control de acceso, aunque si hay solicitudes puedo hacerlo mas adelante.  

Lo que pretendo es darles a conocer algunos inconvenientes que pueden presentarse cuando se instala por primera vez y no se tiene experiencia en el montaje y puesta en funcionamiento.

Aclaro que no tocare aspectos técnicos ni físicos del montaje, solo aspectos de logística, información, usuarios, creación de horarios y niveles de acceso, y la puesta en marcha desde el punto de vista operacional.

En primer lugar cuando se toma la iniciativa de montar un sistema de control de acceso se debe hacer un análisis exhaustivo de que es lo que se quiere, donde y como lo vamos a lograr, teniendo en cuenta la cantidad de personas que pueden verse afectadas  o restringidas,  además de hacer un calculo de cuantos visitantes y como se les va a solucionar el ingreso, para esto debemos tener muy claro los siguientes aspectos:

1. Cantidad de personas ( internas como externas)
2. Horarios  (se deben crear todos los horarios que sean necesarios, pero sin redundancia, para esto es aconsejable recurrir a cada departamento y hacer una lista completa de las personas que laboran y separarlas según el horario que tengan, esto debe incluir a visitantes y proveedores)
3. Haga un mapa bien elaborado  y dibuje las zonas a proteger, identifique todas las entradas y salidas, y déles un nombre, una jerarquía y una descripción del porque se va a proteger y que nivel de seguridad debe tener.
4. Considere que opciones son mejores para  controlar el acceso en cuanto a recursos tecnológicos se refiere:  lectores de huella, lectores de tarjetas, sistemas de identificación por voz, además de que tipos de estructura se va utilizar: puertas, torniquetes, compuertas, y si se va a combinar con otro medio de detección como detectores de metales, rayos x, etc.
5. Diseñe el formulario con el cual las personas van a solicitar que sean incluidas en el sistema de control de acceso, haga algunas pruebas antes de imprimir o enviar por correo, considere aspectos importantes como la justificación; el por que considera que necesita ingresar a ciertas áreas le permitirá mas adelante crear perfiles y listas de usuarios; en que horarios va ingresar, cuanto tiempo va a permanecer allí, además de todos los datos concernientes a la persona como nombres, cargo, jefe inmediato, área en la que trabaja y duración del contrato, deje espacios para fotografía, así como para manejo interno  (números de tarjetas, nivel de acceso aprobado, horario aprobado, tipo de usuario, restricciones, etc.).
6. Entrene a la persona que va a administrar el sistema.  Esta deber ser de extrema confianza, con un criterio amplio de responsabilidad y con idoneidad comprobada, que este comprometida  con la compañía y que no vaya a cometer un ilícito a futuro con la información que maneja. 
7. Evite carnetizar a cuanta persona solicita ser incluida.  Muchos usuarios sean empleados o no, NO siempre deben ser incluidos en el sistema.  Utilice los mecanismos para el ingreso de visitantes en estos casos, con esto mantendrá una base de datos mas limpia, sin redundancias ni usuarios generando costos innecesarios.
8. Cuando cree los niveles de acceso haga todas las pruebas necesarias, aquí es donde mas redundancia se produce, se tiene la tendencia a crear un nivel de acceso con cada nuevo usuario que nos llega y que no se ajusta a los que ya existen, pero no siempre es así, si definitivamente ningún nivel se ajusta puede darle un acceso personalizado que evitara caer en redundancias o exageraciones.
9. Diseñe o contrate el diseño de sus tarjetas en caso de ser un sistemas basado en tarjetas de proximidad o de lectura de banda magnética.  Elija un diseño sobrio y elegante, de fácil lectura e identificación por parte del personal de seguridad, haga varias pruebas con los campos de datos que considere necesarios, no siempre es indispensable poner todos los datos del usuario, elija los mas relevantes.  Recuerde que la imagen de la empresa y la del departamento de seguridad esta en juego con estos elementos visuales, si es posible asesórese de un experto en imagen publicitaria o diseño grafico.
10. Elabore un plan de contingencia, en las primeras semanas es posible que tenga que lidiar con inconvenientes o caídas del sistema.  Semanas antes de la puesta en marcha del sistema, eduque a los usuarios, gaste los recursos y las horas que considere necesarios en la promoción del nuevo sistema y hágalo ver como algo positivo y vital para la seguridad de todos.
11. Siempre tenga el visto bueno del personal de seguridad industrial, haga que visiten las áreas donde se instalaran los dispositivos y cumpla siempre con las normas, esto le evitara contratiempos y perdida de dinero en cambios de ultima hora.
12. Mantenga una política estricta de copias de respaldo, la perdida de una base de datos no solo significa perdida de tiempo, puedo ocasionar grandes perdidas de dinero.
13. haga todas las pruebas necesarias antes de poner en funcionamiento el sistema, verifique que las zonas protegidas realmente lo estén, así como todos los niveles de acceso y horarios establecidos.
14. Sea responsable con los accesos especiales, como fines de semana y festivos, allí es donde mas control debe haber.
15. Ubique los mecanismos de control si es posibles cerca de las cámaras de seguridad con el fin de que los operadores de estas puedan apoyar la gestión del sistema de control de acceso y pueda quedar una copia en video en caso de una violación del sistema.
16. Asegúrese de que los sistemas Anti-passback  (los que evitan que una persona ingrese si no tiene una salida previa y viceversa)  funcionen.
17. Configure el sistema para que genere alarmas visuales o sonoras cuando ocurra alguna violación.
18. Lleve un control pormenorizado de todas las alarmas y situaciones anormales, esto podría serle útil en cualquier momento.
19. Los reportes son importantísimos, estos nos dicen que sucede con nuestro sistemas y nos permiten elaborar estadísticas, es buena practica analizarlos periódicamente, y lo mejor es que el sistema los genera automáticamente.
20. Incluya en el contrato de montaje el mantenimiento preventivo y correctivo, elija una empresa con trayectoria, responsable con cortos tiempos de respuesta a imprevisto.

Una vez en funcionamiento siempre deberá tener a su personal entrenado y con directrices y protocolos claros para llevar a cabo diferentes procedimientos, sobre todo en los casos excepcionales como las visitas, la perdida de tarjetas, las violaciones al sistemas, las evacuaciones por algunas emergencia, etc.    La perdida de tarjetas es un tema interesante, deberá crear un política clara y un poco severa, que evite que cualquiera la bote y se la repongan fácilmente, para esto es bueno tener un procedimiento claro, y es aconsejable hacer algún cobro, asi como pedir la denuncia ante la autoridad competente y dar de baja la tarjeta perdida.  En cuanto al personal de mantenimiento, aseo, cafetería y oficios varios, que generalmente y erróneamente se les da acceso a todas las áreas,  dada su condición de ir a casi todas las oficinas y zonas de la empresa por cuestiones de su trabajo, es mejor darles un acceso restringido y que sean las personas encargadas de cada área quienes le permitan el acceso y los acompañen, o en su defecto un supervisor de seguridad.

Un sistema de control de acceso siempre cumple su propósito a cabalidad, pero no es inmune al ingenio del delincuente, siempre es bueno acompañarlo de otros medios tecnológicos como los sensores, alarmas y cámaras, esto en conjunto redunda siempre en una buena practica de vigilancia.