¿QUE ES UN COMMAND CENTER?

Un Command Center, es un lugar que concentra varias actividades, de manera que la compañía tenga el control de todo lo que sucede en  sus instalaciones, proveyendo la mas alta seguridad y coordinando las labores diarias que requieran del acompañamiento, seguimiento, control y coordinacion del equipo de seguridad. 

Prefiero llamarlos Centros de control, este lugar es un sitio donde la concentracion es primordial, por lo tanto debe estar aislado, libre de interrupciones, totalmente blindado al ingreso de personal no autorizado; generalmente estos sitios solo deben permitir el ingreso de los operadores y sus respectivos jefes inmediatos, y esto es es el primer protocolo de seguridad a seguir y acatar disciplinadamente.  Bajo ningún motivo se debe permitir que el personal ajeno al centro de control  (y esto incluye al mismo personal de seguridad, si no son parte del centro de control, no tienen nada que hacer alli)  ingrese.   Se debe establecer un procedimiento claro para el ingreso de personal de mantenimiento, aseo y cafeteria, en lo posible vigilado constamente, y se deben crear pautas para cubrir documentos, apagar pantallas, retirar y poner en resguardo elementos de almacenamiento de datos y sobre todo evitar la salida e ingreso de cualquier dispositivo de grabación, ya sean memorias, laptops, camaras, microfonos, celulares, videocamaras, camaras espia, etc.   Si es necesario establezca un arco magnetico que borre los datos de los dispositivos de almacenamiento magnéticos, eso si, especifique y alerte en un lugar visible el riesgo de perdida de datos, solo por salvar responsabilidades. 

¿Que hace un Centro de Control?  grosso modo, su principal función es controlar, coordinar y comandar.  Es necesario que la compañia establezca de manera clara y contundente la autoridad del centro de control, así todos sabrán que nada se mueve, se autoriza o se permite si el centro de control no tiene conocimiento y hasta que este apruebe o de una autorización.  Las actividades son tan variadas como las actividades de las compañías u organizaciones.  Si se trata de una empresa privada, su principal función es coordinar los acompañamientos del personal protegido, controlar el ingreso de personas, ingreso de equipos, ingreso y salida de materiales, controlar todas las puertas, vías, estaciones, bodegas, áreas, etc.  Los procedimientos son de libre creación e implementación por parte del jefe de seguridad.  El área donde funciona el centro de control debe ser un lugar tranquilo, con un ambiente agradable, que posibilite el mejor desempeño de los operadores, donde el nivel de estres se mantenga lo mas bajo posible, hay que tener en cuenta que toda la responsabilidad de seguridad esta sobre los hombros de estas personas, y durante las ocho horas de turno las decisiones que tomen pueden ser la diferencia entre un día exitoso o un día gris.

El centro de control también debe ser un centro de comunicaciones, todas las ayudas posibles de comunicación deben estar allí y se deben canalizar todas las llamadas de la compañía que requieran la intervención o hagan uso de algún procedimiento de seguridad.  como mínimo debe tener uno o dos soportes de comunicacion adicional al teléfono, como radios, radios trunking, celulares, mensajería por Internet, mail, chat, mensajeros, etc.  El apoyo de sistemas es vital sobre todo para el manejo del correo electrónico, las bases de datos, archivos de soporte para inventarios, control de materiales, directorios, procedimientos, etc.  También es muy común encontrar en estos sitios sistemas de monitoreo vehicular o de rastreo, control de alarmas, sistemas de control de acceso y sistemas de validación y control de materiales o mercancías.  Todo esto si es posible, debe tener su propio operador, es decir, no es buena idea dejar varias o todas las funciones en un solo operador, pues aumenta el riesgo de cometer errores y de paso se estaría perjudicando la salud mental de una persona al manejar altísimos niveles de estres.  Como vemos un centro de control conlleva muchas actividades, y dependiendo del volumen de estas, el responsable del departamento de seguridad, deberá definir cuantos operadores serán necesarios y seleccionara los mas idóneos; que deben ser personas capaces de manejar muy bien el trabajo bajo presión y sobre todo tomar decisiones en tiempos minúsculos que mantengan a la compañía segura y eficiente en la prestación de sus servicios o su cometido social.

También es muy común en los centros de control, mezclar el control de otras áreas de seguridad como la seguridad a personas  (escoltas), patrullas de vigilancia, monitoreo de cámaras  (CCTV), administración de personal de seguridad  (agentes de seguridad), etc.  Todo esto robustece el centro de control, no hay que mirarlo como una acumulación de labores, si no por el contrario es la mejor concentración de "controles" que puede hacer una compañía, y la mejor manera de hacerlo es dotar un espacio adecuado, con el personal mejor capacitado, y contratar la mejor compañía de seguridad para su administración.

En cuanto a la parte de personal deberá decidir si deja una o varias funciones en un solo operador o por el contrario distribuirá las responsabilidades en varios operadores.  Dependiendo del volumen de actividades, deberá crear procedimientos claros y establecer la reglas para cada cargo, es bueno que cada persona, a parte de su entrenamiento, reciba y entienda cuales son sus responsabilidades y cual es el rol dentro del organigrama, cual es su jefe inmediato y cual es el conducto regular, así como también como debe reportar las novedades, que formatos o recursos tiene a disposición, y como va a realizar su trabajo.

Muy importante saber escoger el personal, el estudio de seguridad para la contratación debe ser riguroso, no se empeñe tanto en conseguir personal con experiencia, las funciones de un operador de Centro de control se pueden aprender rápidamente, y una persona sin mañas u experiencias de otro centro de control es mucho mejor, pues no tratara de hacer lo que hacia en el otro lado, ni de imponer lo que ya sabe.  Es mejor tener un poco de paciencia, pero tendrá operadores confiables, leales a sus preceptos y dispuestos a hacer el mejor trabajo. Tampoco menosprecie la experiencia, personal con buenas referencias puede ser muy útil cuando no hay tiempo en entrenar a los novatos.

La información que se maneja en el centro de control por lo general es sensible y clasificada, es decir, que solo unas pocas personas tienen acceso a ella, por eso es tan importante mantener este sitio aislado y administrado por personal confiable, por eso debe ser el personal mas consentido, con las mejores condiciones salariales y sobre todo con la mejor salud mental, no ahorre esfuerzos ni gastos en procurarles un espacio agradable, con descansos cada cierto tiempo dentro del turno y descansos adecuados cada semana, y siempre demuestreles cuan importantes son para la organización.

Por ultimo, no sobra decir, que los centros de control modernos siempre deben redundar en tecnologías, por eso el personal debe ser altamente calificado en el manejo de sistemas, no hay nada mas difícil que tener que capacitar un operador en las diferentes fases de seguridad y encima perder tiempo en la capacitación de sistemas, por eso es mejor tener en cuenta este aspecto durante la contratación para no retrasar el trabajo de los demás ni correr el riesgo de perder información debido a que un operador no tiene la suficiente destreza para manejar las herramientas informáticas.

El Centro de control debe conocer todo sobre la organización, sobre el personal, sobre todo de los ejecutivos; los vehículos, las sedes, la ciudad o la zona donde se encuentre, la situación de orden publico y el accionar de la delincuencia, debe tener excelente relaciones con la fuerza publica y los organismos de socorro, debe hacer un monitoreo disciplinado de noticias tanto nacionales como internacionales, entender la situación del entorno es indispensable para saber como se puede enfrentar las novedad y prepararse para cualquier amenaza, por eso es tan importante que todos los miembros del equipo reporten cada novedad y se haga en una organizada y registrada que permite llevar un archivo estadístico, y este sea procesado por el analista de información.

Un centro de control es también un centro de soluciones, se debe estar en capacidad de responder a cualquier llamado de cualquier miembro de la compañía y se le debe dar el respectivo apoyo, no solo si es una situación de seguridad, si no también para cualquier motivo, ya sea que necesite ayuda porque se siente amenazado o simplemente porque requiere ayuda para llegar a algún lado.